Organización de Congresos

y Gestión de Sociedades Científicas

Le ofrecemos la gestión más eficaz para la organización de su congreso y los servicios especializados de una Agencia de viajes dedicada en exclusiva a sus reuniones.

Aforo Congresos es una empresa dedicada a la organización de Congresos y gestión de Sociedades Científicas.
Contamos con un equipo humano altamente especializado e incorporamos en nuestros servicios, medios técnicos avanzados para garantizar el éxito de su reunión.
Gestionamos su proyecto de forma integral con ilusión y eficacia, aportando nuestra experiencia de más de 20 años de trabajo organizando reuniones en diferentes ciudades de España. Y ponemos a su disposición nuestra Agencia de viajes exclusivamente dedicada a los servicios turísticos que su reunión necesite.

Asociados a:

OPC_Espaya_logo_1logo_opce

AFORO_simbolo3

[SERVICIOS]

SERVICIOS

arbol2

Asesoramiento y Planificación

  • Elaboración de la Candidatura, con la búsqueda de destinos y sedes que cumplan los requisitos del evento
  • Estudio de viabilidad
  • Plan de marketing y comunicación para incrementar el número de asistentes y las colaboraciones de los patrocinadores.

Secretaría Técnica

  • Diseño y creación de la imagen
  • Promoción y divulgación del Congreso
  • Gestión inscripciones
  • Gestión abstracts. Envío a evaluadores y posterior confirmación de
    aceptación/rechazo a los autores
  • Atención personalizada a Ponentes e Invitados
  • Diseño, mantenimiento y actualización de la web del Congreso
  • Tramitación Acreditación FMC
  • Contratación y coordinación de todos los proveedores
  • Personal especializado
  • Secretaría en Sede

Secretaría de Exposición y Patrocinio

  • Creación de una base de datos de patrocinadores/expositores
  • Elaboración y distribución de un dossier de Patrocinios
  • Negociación y tramitación colaboraciones
  • Gestión integral de la Exposición comercial
  • Coordinación y supervisión montaje en Sede

Medios Técnicos Especializados

  • Software especializado
  • Plataforma de gestión de inscripciones y comunicaciones
  • Acreditación electrónica
  • Póster multimedia/pantallas digitales para pósters
  • Webcast Conferencias
  • Apps móviles personalizadas. Congresos sin papel

[SOCIEDADES]

SECRETARÍA SOCIEDADES CIENTÍFICAS

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y SECRETARÍA TÉCNICA


Supervisión y Archivo documentos oficiales

  • Libro de Actas
  • Libro de Socios
  • Contratos con Proveedores, Convenios, etc..
  • Documentación Oficial

Convocatoria y organización Reuniones Junta Directiva y Asamblea General de Socios

  • Impresión cartas de convocatoria y envío por correo electrónico/postal
  • Reserva de multiconferencias y envío de las convocatorias
  • Tramitación y reservas viajes y alojamientos para Reuniones presenciales

Secretaría Permanente

  • Información a los Socios a través de teléfono y email.
  • Instalación en nuestras oficinas de una línea de teléfono independiente 902 para uso exclusivo de gestiones relacionadas con la Sociedad.
  • Preparación base de datos Socios, gestión de altas y bajas, modificaciones de domicilio, etc..
  • Divulgación de las actividades realizadas por la Sociedad a través de
    publicaciones de Informes y web oficial.
  • Atención y contenidos publicados en redes sociales.

Gestión Contable/Fiscal

  • Asesoramiento en la elaboración de presupuestos generales de la Sociedad.
  • Contabilidad general gastos/ingresos Sociedad.
  • Liquidaciones y otras obligaciones fiscales.
  • Asesoramiento Fiscal.

Gestión Cursos, Reuniones y Congreso organizadas por la Sociedad

  • Coordinación con la Junta Directiva de las gestiones necesarias para la realización de las Actividades promovidas por la Sociedad.

Patrocinios y Colaboraciones

  • Asesoramiento en financiación y mejora de los recursos económicos.
  • Captación de empresas colaboradoras.
  • Comercialización servicios Revista.
  • Negociación convenios con la Industria farmacéutica.

[AGENCIA DE VIAJES]

Viajes y Congresos Aforo pone a su disposición los servicios de una Agencia de Viajes exclusivamente dedicada a gestionar todas las actividades turísticas que su reunión necesite.

  • Reservas de Alojamiento con Tarifas Especiales
  • Acuerdos con compañías aéreas y Renfe, como Transportistas Oficiales del Congreso con tarifas y condiciones especiales
  • Atención a conferenciantes e invitados:
    Nuestro personal contactará con los invitados de su Congreso y nos ocuparemos de tramitar todas sus necesidades de alojamiento, viaje, etc.
  • Programas Pre/Post Congreso: actividades deportivas,
    culturales, sociales, tours
  • Programas de actividades para acompañantes
  • Programa social del congreso: Asesoramiento acerca de las sedes más indicadas para celebrar los distintos actos sociales de su Congreso: recepciones, cenas, almuerzos, etc.
  • Gestión de inscripciones, traslados y estancia a cualquier congreso nacional e internacional que Vd. desee asistir.

Asociados a:

ceav_logo

AAVOT_logo

iata_logo

[CONGRESOS]

Próximos Congresos